„Du kümmerst dich dieses Jahr um unser Sommerfest.“ Und plötzlich liegt die Organisation einer Veranstaltung auf dem eigenen Schreibtisch – obwohl man das sonst eigentlich gar nicht macht. Wo soll die Feier stattfinden? Wie viele Gäste kommen? Was gibt es zu essen? Braucht man ein Programm? Und was passiert, wenn das Wetter nicht mitspielt?
Gerade für Unternehmen, die nicht regelmäßig Veranstaltungen organisieren, kann die Planung schnell umfangreicher werden als gedacht. Eine gute Eventlocation und ein Ansprechpartner, der Erfahrung mit solchen Veranstaltungen hat, können dabei viel Arbeit abnehmen.
Erst einmal: Was soll die Feier eigentlich können?
Bevor Location, Catering oder Programm festgelegt werden, lohnt sich eine einfache Frage: Was soll das Event für die Mitarbeitenden oder Gäste bieten? Ein Sommerfest darf entspannt sein. Eine Weihnachtsfeier darf festlicher werden. Bei einem Kundenevent stehen andere Dinge im Vordergrund als bei einem Teamtag.
Deshalb muss nicht jedes Firmenevent mit einem großen Programm gefüllt werden. Oft sind eine gute Atmosphäre, gutes Essen und genügend Zeit für Gespräche bereits die wichtigsten Zutaten.
Mögliche Anlässe für eine Firmenfeier am See:
- Sommerfest
- Weihnachtsfeier
- Teamevent
- Firmenjubiläum
- Kundenevent
- Produktpräsentation
- Mitarbeiterveranstaltung
- Get-together
Die Location sollte zum Anlass passen – und gleichzeitig genügend Spielraum lassen, falls sich aus der ersten Idee im Laufe der Planung noch etwas anderes entwickelt.
Die Location: Mehr als eine schöne Aussicht
- Passt die Location zur Gästezahl?
- Ist die Anreise für Mitarbeitende und Gäste unkompliziert?
- Gibt es genügend Parkmöglichkeiten?
- Können Innen- und Außenbereiche genutzt werden?
- Was passiert bei schlechtem Wetter?
- Sind Catering und Getränke organisiert?
- Welche Ausstattung ist vorhanden?
- Wer kümmert sich am Veranstaltungstag um den Ablauf?
Je mehr dieser Fragen die Location beantworten kann, desto weniger Punkte landen am Ende auf der eigenen To-do-Liste.
Ein gutes Firmenevent braucht nicht ständig Programm
Gerade bei Firmenfeiern wird schnell überlegt, womit man die Gäste „beschäftigen“ kann. Dabei ist ein gutes Event nicht automatisch das mit dem vollsten Programm. Wenn Mitarbeitende sich selten außerhalb des Arbeitsalltags begegnen, ist Zeit für Gespräche oft schon ein wichtiger Teil der Veranstaltung.
Wer möchte, kann natürlich zusätzliche Elemente einplanen – etwa eine kleine Aktivität, Musik, einen DJ, eine Präsentation oder einen besonderen Programmpunkt. Entscheidend ist, dass das Programm zur Veranstaltung passt und nicht zum Selbstzweck wird. Nicht jede Minute muss verplant sein. Gute Events lassen auch Raum für das, was spontan entsteht.
Sommerfest am See: Was draußen möglich ist
Ein Firmensommerfest bietet natürlich besonders viele Möglichkeiten, den Außenbereich einzubeziehen. Ein Empfang am Wasser, lockeres Zusammensitzen auf der Terrasse, ein gemeinsames Essen im Freien oder ein späterer Wechsel nach drinnen – gerade diese Mischung kann den Charakter eines Sommerfests ausmachen.
Am BERNSTEIN lassen sich Innen- und Außenbereiche miteinander verbinden. Auch der Strandclub BERNSTEIN BEACH kann für sommerliche Elemente einer Veranstaltung genutzt werden. Dabei muss es nicht gleich ein großes Beach-Event sein. Schon ein Empfang oder ein Teil des Abends draußen kann für einen ganz anderen Rahmen sorgen als die klassische Feier im Veranstaltungsraum.
Und wenn das Wetter nicht mitspielt?
Bei einem Firmenevent im Sommer sollte der Plan B möglichst keine improvisierte Ausweichmöglichkeit sein. Eine gute Lösung ist deshalb eine Location, bei der sich die Veranstaltung auch nach drinnen verlagern lässt. So muss nicht bei jedem Regenschauer das komplette Konzept neu erfunden werden. Das gilt übrigens nicht nur für Sommerfeste. Auch bei Weihnachtsfeiern oder anderen Business Events lohnt es sich, frühzeitig zu klären, welche Bereiche genutzt werden können und wie flexibel der Ablauf ist.
Catering, Getränke und Technik: Wer kümmert sich darum?
Hier steckt für unerfahrene Eventplaner oft besonders viel Arbeit. Denn plötzlich müssen nicht nur Essen und Getränke organisiert werden. Auch Fragen zu Service, Mobiliar, Musik, Licht, Präsentationstechnik oder Aufbau können auftauchen. Genau deshalb lohnt es sich, bei der Location früh zu fragen: Was wird übernommen – und was muss ich selbst organisieren?
Wenn Catering, Getränke, Ausstattung und Ablauf zentral koordiniert werden können, reduziert das die Zahl der Ansprechpartner deutlich. Und man hat jemanden an der Seite, der weiß, worauf es bei Veranstaltungen ankommt. Das Team des BERNSTEIN unterstützt Sie gern bei Essen & Getränken – auf unserer Catering-Infoseite erfahren Sie mehr.
Ein guter Ablauf muss vor allem funktionieren
Der Ablauf einer Firmenfeier muss nicht kompliziert sein. Im Gegenteil: Je einfacher die Grundstruktur, desto entspannter kann sich das Event entwickeln.
Zum Beispiel:
17:00 Uhr – Ankommen und Empfang
18:00 Uhr – Begrüßung
18:30 Uhr – Essen und Gespräche
20:00 Uhr – Programmpunkt oder Aktivität
21:00 Uhr – Musik und lockerer Ausklang
Natürlich kann eine Firmenfeier genauso gut ganz anders aussehen. Wichtig ist, dass Ankommen, Essen, Programmpunkte und Ausklang sinnvoll aufeinander folgen und niemand das Gefühl hat, von einem Programmpunkt zum nächsten gereicht zu werden.
Wenn wenig Zeit für die Planung bleibt
Nicht jedes Unternehmen hat einen eigenen Eventmanager. Häufig übernimmt die Organisation jemand aus Marketing, Personal, Assistenz oder Geschäftsführung – zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft. Dann ist es besonders hilfreich, nicht alles selbst zusammenbauen zu müssen. Ein guter Ansprechpartner sollte deshalb nicht nur einen Raum anbieten, sondern bei Fragen wie diesen unterstützen können:
- Welche Raumgröße passt zur Gästezahl?
- Wie könnte der Ablauf aussehen?
- Welche Bereiche eignen sich für Empfang, Essen und Feier?
- Was sollte bei Catering und Getränken bedacht werden?
- Welche Technik wird benötigt?
- Was ist bei der Planung des Außenbereichs wichtig?
- Welche Punkte müssen bis wann geklärt sein?
Mit dem erfahrenen Team des BERNSTEIN klären Sie diese Fragen schon zu Beginn in der ersten Besichtigung. So wird aus vielen einzelnen Aufgaben schnell ein überschaubarer Plan.
Was macht ein Firmenevent am See besonders?
Der See liefert dabei schon einen Teil der Atmosphäre. Unternehmen müssen nicht zwangsläufig ein aufwendiges Motto oder ein großes Entertainment-Konzept entwickeln. Eine besondere Location, gutes Essen, Musik und ausreichend Zeit miteinander können bereits den Rahmen für einen gelungenen Abend bilden. Und natürlich lässt sich das Ganze je nach Anlass erweitern: vom entspannten Sommerfest über eine festliche Weihnachtsfeier bis zum professionellen Kundenevent.
Kurzcheck für Ihre Firmenfeier
Bevor Sie die Location anfragen, reichen zunächst ein paar Eckdaten:
Gäste: Wie viele Personen werden ungefähr erwartet?
Anlass: Sommerfest, Weihnachtsfeier, Jubiläum, Team- oder Kundenevent?
Termin: Gibt es bereits einen Wunschtermin?
Rahmen: Eher entspannt, festlich, geschäftlich oder eine Mischung?
Zeit: Wann soll die Veranstaltung beginnen und wie lange dauern?
Budget: Welcher Rahmen steht ungefähr zur Verfügung?
Besonderheiten: Gibt es Programm, Präsentationen, Musik oder besondere Wünsche?
Mehr muss am Anfang oft gar nicht feststehen. Den Rest kann man gemeinsam entwickeln.
Sie kümmern sich um die Feier – wir um den Rest
Ein Firmenevent zu planen bedeutet nicht, auf jede Frage bereits eine Antwort haben zu müssen. Gerade wenn Veranstaltungen nicht zum täglichen Aufgabenbereich gehören, ist es sinnvoll, sich Unterstützung von Menschen zu holen, die genau damit Erfahrung haben.
Im BERNSTEIN können Business Events unterschiedlichster Art stattfinden – mit Innen- und Außenbereichen, Seeblick und Möglichkeiten für individuelle Veranstaltungskonzepte.