„Wir brauchen eine Location.“ Das ist oft der erste Satz, wenn eine Veranstaltung geplant werden soll. Eigentlich beginnt die Planung aber ein kleines bisschen früher.
Denn bevor Sie Räume vergleichen, sollten Sie zunächst wissen, was überhaupt stattfinden soll. Eine Hochzeit braucht einen anderen Rahmen als ein Sommerfest. Ein Workshop andere Voraussetzungen als eine Produktpräsentation. Und eine Geburtstagsfeier funktioniert anders als ein Kundenevent.
Ein paar Fragen helfen beim Einstieg:
- Was ist der Anlass?
- Wer soll dabei sein?
- Wie viele Gäste erwarten Sie ungefähr?
- Was sollen die Gäste erleben?
- Soll es eher entspannt, festlich, kommunikativ oder geschäftlich werden?
Je klarer die Grundidee, desto leichter werden die nächsten Entscheidungen.
Die Gästeliste: Nicht nur eine Zahl
„Wir rechnen mit ungefähr 100 Personen.“ Eine wichtige Information – aber noch nicht die ganze Geschichte. Denn 100 Gäste sind nicht einfach 100 Gäste.
Bei einer Tagung sitzen möglicherweise alle gleichzeitig im Raum. Bei einem Sommerfest verteilen sich die Gäste auf Innen- und Außenbereiche. Bei einer Hochzeit kommen Empfang, Essen, Tanzfläche und eventuell eine Trauung dazu.
Deshalb lohnt sich neben der reinen Gästezahl eine zweite Frage: Wie sollen sich die Menschen während der Veranstaltung eigentlich bewegen? Werden sie hauptsächlich sitzen? Gibt es verschiedene Programmpunkte? Soll draußen gegessen, getanzt oder nur zwischendurch eine Pause gemacht werden? Diese Überlegungen helfen später enorm bei der Wahl der passenden Räume.
Das Budget – bevor die ersten Extras dazukommen
Ein Veranstaltungsbudget besteht selten nur aus der Location. Je nach Anlass können beispielsweise folgende Punkte dazugehören:
- Location
- Catering und Getränke
- Servicepersonal
- Technik und Mobiliar
- Musik & Programm
- Dekoration
- Foto/Video
- Drucksachen, z.B. Plakate und Einladungen
- Übernachtungen oder Transfers
Nicht alles davon wird für jedes Event gebraucht. Trotzdem lohnt es sich, früh eine grobe Übersicht zu erstellen. Besonders hilfreich ist dabei, zwischen „muss sein“ und „wäre schön“ zu unterscheiden. So bleibt auch bei späteren Zusatzwünschen noch etwas Spielraum.
Bei einer Location, die mehrere Leistungen aus einer Hand anbietet, lässt sich außerdem leichter kalkulieren. Im BERNSTEIN können beispielsweise Location, Catering, Getränke und Service miteinander geplant werden.
Jetzt kommt die Location
- Passt die Kapazität?
- Ist die Location gut erreichbar?
- Gibt es passende Innen- und Außenbereiche?
- Was passiert bei schlechtem Wetter?
- Welche Technik ist vorhanden?
- Wie wird die Verpflegung organisiert?
- Gibt es ausreichend Parkmöglichkeiten?
- Kann die Location exklusiv genutzt werden?
- Wer unterstützt bei der Planung?
Die schönste Location bringt wenig, wenn sie nicht zum geplanten Event passt. Und umgekehrt kann eine Location, die viele unterschiedliche Möglichkeiten bietet, die weitere Planung deutlich einfacher machen.
Wenn Sie gerade eine Location am See suchen, finden Sie in unserem Beitrag „Eventlocation am See finden: Worauf Sie wirklich achten sollten“ weitere praktische Kriterien für die Auswahl.
Eventplanung kompakt
Sie müssen nicht am ersten Tag den kompletten Ablauf kennen. Für den Anfang reichen sieben Fragen:
Was findet statt?
Wer kommt?
Wie viele Gäste werden erwartet?
Welches Budget steht zur Verfügung?
Wo soll die Veranstaltung stattfinden?
Wie soll der Tag ungefähr ablaufen?
Wer kümmert sich am Veranstaltungstag um die Organisation?
Wenn diese Fragen beantwortet sind, haben Sie bereits ein ziemlich gutes Grundgerüst.
Den Ablauf nicht bis zur letzten Minute vollpacken
Ein guter Veranstaltungsablauf braucht Fixpunkte – und dazwischen ein bisschen Luft. Zum Beispiel:
Ankommen → Begrüßung → Hauptprogramm → Pause → Essen → gemeinsamer Ausklang
Je nach Event kann das natürlich völlig anders aussehen. Wichtig ist vor allem, nicht jede Minute mit Programmpunkten zu füllen. Gerade bei Firmenevents entstehen gute Gespräche oft nicht während des offiziellen Programms, sondern in der Pause, beim Essen oder beim gemeinsamen Drink danach.
Ein guter Ablauf ist nicht möglichst voll. Er lässt Raum für das, was nicht geplant werden kann.
Essen, Getränke und Technik: Die Dinge, die einfach laufen müssen
Je nach Veranstaltung sollten einige praktische Punkte früh geklärt werden:
- Gibt es einen Empfang?
- Wird ein Mittag- oder Abendessen benötigt?
- Wie werden Kaffeepausen gestaltet?
- Welche Getränke werden angeboten?
- Wird Präsentationstechnik gebraucht?
- Gibt es Mikrofone, Musik oder Beschallung?
- Was muss vor Beginn aufgebaut und eingerichtet werden?
Gerade bei Business Events können diese Details schnell umfangreich werden. Bei einer Tagung sieht der Bedarf schließlich anders aus als bei einer Abendveranstaltung mit Musik und Tanz. Deshalb lohnt es sich, solche Fragen nicht einzeln abzuarbeiten, sondern gemeinsam mit der Location auf den geplanten Ablauf zu schauen.
Und wenn das Wetter nicht mitspielt?
Bei Veranstaltungen im Freien gehört ein Plan B einfach zur Planung dazu. Dabei sollte Plan B nicht erst beginnen, wenn die Wetter-App am Morgen plötzlich Regen meldet. Besser ist eine Location, bei der Innen- und Außenbereiche von Anfang an zusammengedacht werden können.
Im BERNSTEIN lassen sich je nach Veranstaltung beispielsweise Innenräume, Sonnenterrasse und Außenbereiche miteinander verbinden. Auch der BERNSTEIN BEACH bietet zusätzliche Möglichkeiten für Veranstaltungen am Wasser. So muss aus einer Wetteränderung nicht gleich ein komplett neues Veranstaltungskonzept werden.
Die kleinen Dinge, die gerne vergessen werden
Je näher der Veranstaltungstag rückt, desto mehr Details tauchen auf. Eine kleine Abschlussrunde hilft. Prüfen Sie vor dem Event:
- Wer ist Ansprechpartner für Gäste und Dienstleister?
- Wann kommen Catering, Technik oder weitere Partner?
- Wer kümmert sich um Aufbau und letzte Änderungen?
- Wo werden Geschenke, Materialien oder persönliche Dinge untergebracht?
- Sind alle wichtigen Informationen an die Gäste weitergegeben?
- Gibt es Allergien, besondere Anforderungen oder andere Wünsche?
- Was passiert, wenn sich am Veranstaltungstag kurzfristig etwas ändert?
Diese Punkte sind selten spektakulär. Aber genau die kleinen offenen Fragen können am Veranstaltungstag unnötig Stress verursachen.
Am Veranstaltungstag: Nicht selbst alles gleichzeitig machen
Wer eine Veranstaltung organisiert, möchte sie natürlich auch selbst erleben. In der Realität steht man aber schnell gleichzeitig bei der Begrüßung, beantwortet eine Frage zum Ablauf, sucht den Ansprechpartner für die Technik und soll nebenbei noch mit den Gästen anstoßen.
Deshalb: Verantwortung vorher verteilen.
Bei größeren Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, eine feste Person aus dem eigenen Team oder Umfeld als Ansprechpartner zu benennen. Noch besser ist es, wenn auch die Location ein erfahrenes Team vor Ort hat, das den Ablauf kennt und bei Fragen unterstützen kann. Im BERNSTEIN gehört diese persönliche Begleitung zum Veranstaltungskonzept: Das Team bringt Erfahrung aus unterschiedlichen Veranstaltungsformaten mit und steht bei der Planung und Umsetzung beratend zur Seite.
Und dann: feiern.
Am Ende soll Eventplanung nicht darin bestehen, eine perfekte Excel-Tabelle zu produzieren. Der Plan ist wichtig. Aber irgendwann darf er auch einmal in die Schublade.
Wenn Location, Ablauf, Verpflegung, Technik und Zuständigkeiten geklärt sind, können Sie sich auf das konzentrieren, worum es bei der Veranstaltung eigentlich geht: Gäste begrüßen. Gespräche führen. Gemeinsam essen. Erleben. Feiern.
Und genau dafür lohnt sich eine gute Vorbereitung.